Arkivfoto
Referat bestyrelsesmøde tirsdag 4. oktober 2016 kl. 18.30
Dagsorden:
1. Trænersituationen m.v. (Rasmus, Jens og Ruth)
2. Fælles ungdomsrejser til udlandet? (Rasmus)
3. Henvendelse fra Hobro IK
4. Opdatering af træneroplysninger m.v. på hjemmesiden
5. Den interne kommunikationen i klubben
6. ”Projekt liv i klubhuset” og cafeteriadriften
7. Udlejning af klublokaler?
8. Træner-/lederfest
9. Økonomi (Heidi)
10. Sponsorudvalget (Anders)
11. Kunstgræsbaneforeningen – drift og udlejning.
12. Julekalendersalg
13. Fyrværkerisalg
14. SIF-håndbogen.
15. Eventuelt
Tilstede: Kaj Madsen, Jens Munk Nielsen, Henrik Pinstrup, Trine Borgbjerg Jensen, Anders Frost, Heidi Balle Aen, Ruth Andersen, Rasmus Gissel og Lars Krunderup.
Ruth og Rasmus deltog alene under pkt. 1 - 5.
Ad 1 Trænersituationen m.v.
Rasmus redegjorde for trænersituationen og oplyste bl. a., at det netop er faldet på plads med ansættelse af træner (og assistent) for jyllandsserieholdet. Rasmus oplyste nærmere.
Rasmus rejste spørgsmål om vask af tøj for U-19. Jens oplyste, at også U-19 får vasket spillertøj efter jul.
Ruth oplyste om pigeholdene, at hun søger efter en træner til U-15.
Ad 2. Fælles ungdomsrejser til udlandet? (Rasmus)
Rasmus viderebragte en idé om evt. at etablere en tradition med fælles fodbold-rejse for ungdomsholdene. Idéen og herunder eventuelle turneringer blev drøftet. Punktet sættes på dagsordenen også til næste møde. Rasmus prøver inden da at konkretisere tankerne på skrift. Der var enighed om, at vores deltagelse i Vildbjerg Cup er en velfungerende tradition, som vi - ihvertfald for de yngre årgange - ikke har noget ønske om at ændre.
Ad 3. Henvendelse fra Hobro IK
Rasmus redegjorde for henvendelsen, som blev drøftet.
Ad 4. Opdatering af træneroplysninger m.v. på hjemmesiden
Rasmus bemærkede, at det er tiltrængt at få opdateret træneroplysninger m.v. på hjemmesiden. Desuden vigtigt, at vi er mere opmærksomme på, at de vigtige “små ting” som f.eks.tøj og gavekort til trænere bliver ordnet. Enighed herom. Jens oplyste, at gavekort for forår og efterår samlet vil blive uddelt snarest.
Med henvisning til hjemmesideoplysningerne tilbød Trine at overtage ansvaret for kontakten til trænere mv. for U11 og nedefter (drengene), hvilket blev besluttet.
Ad 5. Den interne kommunikationen i klubben
Lars redegjorde for baggrunden for dette punkt. Vi bør være bedre til at sende mail til den de vedrører. Trine ønskede oftere svar på mails.
Kaj oplyste, at udleje kunstgræsbanen nu varetages af Henrik Pilgaard. Trine sørger for, at der kommer oplysning på hjemmesiden om det. .
Oplysninger om “sociale midler” for efteråret er blevet opdateret på hjemmesiden. Herunder præciseres det, at bøder i de enkelte afdelinger fratrækkes de sociale midler. Derfor har enkelte afdelinger ingen eller kun nedsatte beløb til rådighed.Trine videregav I den forbindelse fra Henrik Pilgaard, at en afdelings rådighedsbeløb i foråret er blevet ændrer uden tilsagn fra ham eller bestyrelsen. Dette er ikke acceptabelt, idet ordningen som nævnt er, at bøderne skal fratrækkes de sociale midler.
Udgifterne til aflyste kampe blev drøftet. Skal vi være mere konservative mht. at tilmelde hold?
Ad 6. ”Projekt liv i klubhuset” og cafeteriadriften
Fra 1. januar er det planen, at Kaja skal overtage cafeteriedriften. Der laves udkast til kontrakt som rundsendes til godkendelse. Cafeteriedriften blev drøftet.
Ad 7 Udlejning af klublokaler?
Jens har talt med kommunen. Enighed om, at vi ikke låner eller lejer klubbens lokalerne ud. Lokalerne kan selvfølgelig fortsat anvendes til holdenes arrangementer, herunder arrangementer med overnatning. Heidi og Trine holder møde med Kim og Kaja.
Ad 8 Træner-/lederfest
Trine forespurgte om leje af DJ lidt dyrere end det forventede kunne accepteres. Hun fik ja hertil.
”Årets Pokaler” blev drøftet, idet Ruth og Rasmus tidligere havde givet input hertil.
Ad 9. Økonomi
Heidi redegjorde for økonomien og gennemgik budget for 2. halvår 2016. Konklusionen er, at der er gode muligheder for at budgettet kan holdes.
Ad 10. Sponsorudvalget (Anders)
Anders og Kaj redegjorde for sponsorsituationen. Der henvises til tallenene på det udleverede budget. Kaj skal til møde med Jutlander Bank.
Anders laver ansøgning til Nordea Fonden ansøgning vedrørende pigetalenttræning.
Enighed om at lade sponsorers logoer optræde på hjemmesiden (evt også på Facebook).
Ad 11. Kunstgræsbaneforeningen
Kaj oplyste, at kommunen har stillet krav om etablering af skur med vand, afløb og el. Poul Erik forespørger kommunen om, hvordan disse krav kan honoreres. Afventer tilbagemelding.
Som nævnte har Henrik Pilgaard sagt ja til at stå for udleje af banen.
Ad 12. Julekalendersalg
Lars redegjorde for projektet.
Ad 13. Fyrværkerisalg
Efter en drøftelse var der enighed om, at vi ikke sælger fyrværkeri i år. Konkurrencen er hård og indtjeningen sidste år var ikke prangende.
Ad 14. SIF-håndbogen
Der mangler flere bidrag. Enighed om at fastsætte deadline til årets udgang.
SIF-trænerhåndbogen blev også drøftet. Der blev fastsat samme deadline for trænerhåndbogen.
Ad 15. Evt.
Henrik oplyste, at han ønsker at udtræde af bestyrelsen til næste generalforsamling. Rekrutering til bestyrelsen sættes på dagsordenen næste gang.
Dialogmøde er ikke blevet til noget. Enighed om at afholde dialogmøde i november med kontingent og aktivitetsniveau på programmet. Trine, Heidi, Anders og Lars sætter sig sammen 24/10 for at planlægge dialogmødet.
Lark131016
