Referat af bestyrelsesmøde tirsdag 6. december 2016 kl. 18.30:
Tilstede: Kaj Madsen, Jens Munk Nielsen, Trine Borgbjerg Jensen, Heidi Balle Aen, Ruth Andersen, Rasmus Gissel og Lars Krunderup.
Ruth og Rasmus deltog alene under pkt. 1 - 3.
Afbud fra Henrik Pinstrup og Anders Frost.
1. Trænersituationen m.v. (Rasmus og Ruth):
Ruth oplyste, at der ikke er væsentligt nyt om trænersituationen på pigesiden. Rasmus oplyste, at der på drengesiden er indgået aftale med ny U 15-træner (Joakim Nielsen). Rasmus leder efter yderligere trænerbistand til U 14 og U 15. Rasmus oplyste videre, at en målmandstræner for seniorer har tilbudt sin bistand (Søren Als).
2. Brug af kunstbanen og kampe i træningstiden:
Rasmus redegjorde for, at der har været problemer med samtidig afvikling af træning og kampe på kunstgræsbanen. Problemstillingen blev drøftet, og det blev besluttet, at der ikke skal spilles kampe samtidig med, at der er afsat træningspas. Kampene må derfor som hovedregel afvikles i weekenderne.
En tilsvarende ordning blev besluttet for såvidt angår kampene på græs. Kampene skal således afvikles på de tider, der er sat af til kamp (gælder navnlig 11-mandskampene). Denne ordning blev besluttet af hensyn til en smidigere kampplanlægning.
Old Boys har forespurgt om lov til at anvende kunstbanen i december-januar. Der blev meddelt tilladelse hertil, idet det sker under den forudsætning, at der ikke i “lukke-perioden” ydes bistand med snerydning på banen m.v. Klubhuset er desuden lukket i perioden. Der er dog lys på banen. Lars underretter Christian.
Det blev oplyst, at der nu er sat låger i hullerne omkring kunstbanen. Enighed om, at der bør være mulighed for at komme ind af et hul, når man kommer fra klubhuset. Rasmus sørger for dette.
Julestævne og hjælp til dette:
Julestævnet blev drøftet. Ruth nævnte, at hun ikke har kunnet få sponsorstøtte til medaljer, hvilket er en ganske stor post. Hun forespurgte om hjælp til at varetage stævneledelse navnlig 30. december (evt. en som kan deltage som føl noget af dagen 29. december. Personer, som har mulighed for at hjælpe til ved Julestævnet bedes henvende sig til Ruth snarest muligt. Lars sørger for, at der indrykkes notits herom på hjemmesiden m.v.
Ruth nævnte, at Nordeas Fond 8. december vil tage stilling til vores ansøgning om et beløb til Teknikskole for piger.
3. Fælles udlandsrejse? (Rasmus):
Rasmus’ oplæg om fælles udlandsrejse for U 14-U 15 samt U 16-U17 blev drøftet. Der var enighed om, at de økonomiske rammer er uændrede, hvilket vil sige, at det nuværende tilskud til Vildbjerg-deltagelsen i stedet kan gives til en fælles udlandsrejse. Herudover er det en forudsætning, at den praktiske planlægning og gennemførelse varetages af sportschefen i samråd med afdelingerne (trænerne). Rasmus har frie hænder til at arbejde videre med forslaget. I den forbindelse kunne det overvejes det første år at lade turen gå til samme sted. I den forbindelse er Sör Cup i Kristianssand, 24. juni - 28. juni (uge 26) en mulighed. Der bør også være fokus på, at prisen ikke bliver for høj. Rasmus overvejer desuden, om der skal afholdes et dialogmøde om turen.
4. Cafeteriadriften:
Heidi og Trine oplyste, at de har holdt møde med Kaja, herunder om Kims flytning til nyt kontor mv. Der kommer senere info ud på diverse medier om Kajas overtagelse af cafeteriaet m.v.
Fremtidige bookinger blev drøftet. Der indgås ikke nye udlejningsaftaler, men vi overholder de allerede indgåede aftaler.
Jens tager sig af overdragelsesforretning vedrørende cafeteriaet. Jens vil desuden fungere som bestyrelsens tovholder over for Kaja.
Kaja har behov for en medhjælp (stedfortræder).
…
5. Økonomi (Heidi):
Heidi gennemgik udførligt opfølgningen på 2016-budgettet, som blev runddelt. Der er herefter håb om et 0-resultat eller et mindre underskud.
Heidi oplyste, at hun regnskabsteknisk gerne vil opdele udgifterne til herre/dame/drenge/pige yderligere, så vi kan se hvor mange lønkroner der anvendes hvor.
Lars rejste spørgsmål om den godtgørelse som udbetales til frivillige i foreningen. Der var enighed om, at denne godtgørelse maksimalt skal udgøre det skattefrie beløb, hvilket lige nu er 1400 kr. pr. år. Lars rundsender den bekendtgørelse, hvor den seneste beløbsgrænse er fastsat.
Jens rejste spørgsmål om debitorsaldoliste. Heidi oplyste, at hun gennemgår den med Kaja.
Heidi gennemgik desuden et foreløbigt budgetforslag for 2017. Forslaget blev drøftet og medtages på næste møde.
6. Opfølgning på dialogmødet - frivillighed/kontingent:
Efter en drøftelse var der enighed om at lytte til forsamlingens ønske om at satse på en ordning med bundne opgaver til alle og i den forbindelse forsøge at få hvervet en frivilligkoordinator. Om der herudover vil kunne ske småjusteringer af kontingentet er en anden sag. Kontingent sættes på som et punkt på næste møde.
Bestyrelsen overvejer til næste møde, hvordan den ”mere håndfaste frivilighed” nærmere skal føres ud i livet.
Der var på dialogmødet kritik af, at 3. holdet angiveligt i nogle tilfælde har haft ringere spilletøj end 1-2. holdet. Jens oplyste, at han gennemgik alt spillertøj i juni. Eneste årgang, hvor der efter hans opfattelse har været en problematik, er U 13-drenge. Årsagen til, at der her alene blev anskaffet to nye sæt var, at årgangen skal spille 11-mands efter nytår og herefter alene skal bruge to sæt. Bestyrelsen har imidlertid den holdning, at der ikke er nogen saglig grund til konsekvent at tildele 3. holdet ringere spillertøj end 1.-2. holdet. Der var enighed om at opfordre afdelingerne til at henvende sig til Jens Munk, hvis der er behov for yderligere spillertøj. Herudover vil spillertøjet som altid blive gennemgået til sommer.
7. Sponsorudvalget:
Kaj redegjorde kort for situationen.
8. Kunstgræsbanen (Henrik):
Kaj oplyste, at kommunen har meddelt, at de foreløbig ikke har penge til etablering af skur.
9. Events - julekalendersalg, fyrværkerisalg:
Henrik er tovholder vedrørende fyrværkerisalg.
Lars redegjorde for salget af julekalendere, der endnu ikke er gjort endeligt op. I forlængelse af drøftelserne på dialogmødet må en pligt til at aftage/sælge et antal kalendere overvejes til næste år.
10. Fastsættelse af vigtige datoer (generalforsamling, standerhejsninger m.v:
Bestyrelsesmøder i 2017 vil fortsat være 1. tirsdag i måneden kl. 18.30. Første gang er tirsdag 3. januar .
Standerhejsning:
· 14. januar kl. 13 (U 18 og op)
· 14. januar kl. 10 (U 13 (dog U 12 piger) og op)
· 4. marts (U 10-11-12)
· 2. april (U 6-7-8-9)
Generalforsamling onsdag 15. marts kl. 19.
11. Møde med Technica (Jens):
Jens redegjorde for møde med Technica. Sommerens fodboldskoler blev drøftet. Der var enighed om, at vi selv afvikler fodboldskolen (ikke DBU). Tidspunktet overvejes nærmere. Jens kontakter Rasmus om den videre gennemførelse. Det overvejes i den forbindelse, om der skal indgås aftale med Technica.
12. Eventuelt:
Trine foreslog et socialt arrangement i bestyrelsesregi. Der var enighed om, at det er en god ide, evt. i forlængelse af et fagligt arrangement. Medtages som punkt på næste møde.
Trine udarbejder nye templates til drevet.
Lark 081216
