En situation fra træning på kunstgræsbanen. Her kan du læse et referat af det seneste bestyrelsesmøde i SIF Fodbold. Arkivfoto
Referat fra bestyrelsesmøde tirsdag 7. marts 2017 kl. 18.30:
Til stede: Kaj Madsen, Trine Borgbjerg Jensen, Jens Munk Nielsen. Heidi Balle Aen, Rasmus Gissel, Poul Erik Lykke (på vegne af Kunstgræsbaneforeningen) og Lars Krunderup.
Rasmus deltog alene under pkt. 1 og 11. Poul Erik deltog alene under punkt 9. Afbud fra Henrik Pinstrup, Anders Frost og Ruth Andersen,
1. Trænersituationen m.v. (Rasmus)
Trænere og lederes oplysninger på køresedlerne blev drøftet. Heidi oplyste, at den enkelte kørsel skal specificeres med angivelse af km-tal, sted m.v. Udbetaling vil kun kunne ske på grundlag af tilstrækkeligt specificerede oplysninger på køresedlerne. Rasmus sender eksempel på udfyldt køreseddel til Heidis gennemsyn, hvorefter Rasmus orienterer trænerne.
Rasmus oplyste først om seniorerne, som er kommet godt i gang. Der er en god dynamik i trænergruppen.
U-19 er i den situation, at der alene er 22 spillere. Det har ikke vist sig muligt at få hvervet yderligere spillere, så der vil kun blive et U-19- hold. Herudover vil U-19-spillerne kunne gøre sig gældende på serie 4 eller 5, ligesom nogle af de yngste (”halvårsspillere”) evt. vil kunne spille U17.
Rasmus foreviste desuden en træningsmanual vedrørende U-6 – U-12 som han har udarbejdet og præsenteret for trænerne. Der ligger kopier i mødelokalet i klubhuset, hvor Rasmus i øvrigt har fået ommøbleret lidt - i tråd med ønsket om mere liv i klubhuset. Det er også tanken, at træningsmanualen skal ligge på hjemmesiden. Rasmus er desuden i færd med at udarbejde nogle praktisk anvendelige øvelseskort til brug for trænerne.
En konkret forespørgsel om kontingent blev drøftet. Rasmus giver besked til den pågældende.
Det går rigtig fint med at præge holdene til at afholde fællesspisninger i klubhuset.
Der var enighed om at holdene som udgangspunkt bør mødes ved klubhuset i Støvring, også i forbindelse med kørsel til udekampe.
Rasmus oplyste, at der var skuffende få til den seneste standerhejsning, hvilket nok blandt andet skyldtes, at der var nogle, som skulle spille kamp.
Rasmus oplyste, at opbakningen til Norgesturen, navnlig fra U-14 og U-15, har været fin.
Trine bemærkede, at hun synes, at muligheden for påvirkning af kulturen blandt trænere og medlemmer kunne være et godt emne til vores kommende sommerhus-arrangement. Flere tilsluttede sig dette.
2. Økonomi og årsregnskab (Heidi)
Heidi gennemgik årsregnskabet, som i det væsentlige er i overensstemmelse med det, der blev nævnt på det seneste møde.
Heidis udførlige udkast til budget blev gennemgået og enkelte ændringer blev foretaget.
3. Generalforsamlingen
Kaj sørger i samråd med Kaja for forplejningen. Kaj oplyste, at Søren Konnerup har sagt ja til at være dirigent lige som sidst. Gaver mv. blev drøftet.
Kaj sørger for indkøb. Heidi sørger for kopier af regnskab + budget, mens Kaj sørger for kopi af dagsorden. Forplejningen finder sted i forlængelse af generalforsamlingen det vil sige lige inden generalforsamlingen i Kunstgræsbaneforeningen. Lars sørger for reminder til hjemmesiden/Facebook.
4. Yderligere drøftelse af holdopstillingen efter generalforsamlingen
Punktet blev drøftet. Der er fortsat behov for, at der melder sig bestyrelseskandidater. Trine og Lars kontakter potentielle kandidater, og Lars sørger for at slå på tromme for det på hjemmesiden.
Henrik Pilgaard har oplyst, at han har behov for hjælp til at indkræve kontingent. Heidi og Trine oplyste, at Henrik måske kan aflastes ved at forepørgsler om kontering ikke (også) går til ham. Trine ændrer i den forbindelse ”kasserermailen”. Heidi oplyste, at hun som en midlertidig løsning er indstillet på at hjælpe Henrik. Heidi kontakter Henrik herom. Desuden vil det være en stor hjælp for Henrik og for klubben, at kontingent betales rettidigt uden at der skal rykkes.
På længere sigt må vi, når den nye bestyrelse er valgt, – udenfor bestyrelsens kreds – søge efter en der mere permanent kan hjælpe Henrik.
5. Sponsorsituationen (Kaj)
Kaj oplyste om nye (mulige) sponsoraftaler.
Forholdet til hovedsponsor blev drøftet.
6. Cafeteriadriften og ”projekt liv i klubhuset”
Kaj oplyste at Bygma leverer nye bordplader. Trine samler et hold til montering.
Kaj orienterede om etablering af væg ved køkken, som sættes i gang inden længe. Pris ca 8.000 kr. + moms.
7. Kommunikationen vedr. henholdsvis Teknikskolen og Fodboldskolen
Punktet blev drøftet.
8. Events – frivillighed (fortsat)
Trine er siden sidst via mailen kommet med sproglige forbedringer af notatet, som først vil blive offentliggjort når rollefordelingen i den nye bestyrelse ligger fast.
9. Kunstgræsbanen.
Poul Erik opfordrede til et tættere samarbejde mellem SIF’s bestyrelse og bestyrelsen for Kunstgræsbaneforeningen. To medlemmer træder ud af kunstgræsbaneforeningens bestyrelse. Den ene plads besættes af et medlem fra bestyrelsen (som udgangspunkt formanden), jf. vedtægterne. Poul Erik opfordrede til, at yderligere en fra SIF-bestyrelsen kunne stille op til kunstgræsbanebestyrelsen.
Der var tilslutning til et tættere samarbejde, men at det er vigtigt at holde fast i den formelle struktur med to selvstændige bestyrelser. Der bør en gang om året holdes et fælles bestyrelsesmøde mellem de to foreninger.
Poul Erik efterspurgte konteringen af en kreditnota. Kreditnotaen fremskaffes og Heidi undersøger nærmere. Poul Erik oplyste videre, at entreprenøren netop har lavet enkelte udbedringer. Poul Erik oplyste endelig, at han har skaffet bord-sæt, som efter enkelte tilretninger af jordlaget skal placeres ved den ene langside. Poul Erik oplyste, at han vil sørge for at få samlet en flok til at lave det arbejde.
10. Nyanskaffelser? – fondsansøgninger?
Lars pegede på muligheden for fremadrettet at have øget fokus på fondsansøgninger, navnlig i forbindelse med større nyanskaffelser. I den forbindelse kunne det overvejes at indkalde trænere og medlemmer til dialogmøde om hvilke nyanskaffelser vi nærmere har behov for. Der var tilslutning til at arbejde videre med tankerne. Antagelse af en egentlige fundraiser kunne også overvejes.
Der var enighed om at vi skal have indkøbt nyt fjernsyn til klubhuset. Jens taler med Kim om snarest muligt at sætte det i værk.
11. Fortsat drøftelse af skattefri godtgørelse
Spørgsmålet blev drøftet. Der var ikke enighed om forståelsen af reglerne. Der indhentes yderligere oplysninger, idet Trine deltager i work-shop i regi af DBU Jylland, og Heidi har tilmeldt sig et kort web-kursus om foreningsskat.
12. Eventuelt
Trine har tilmeldt os et hjertestarter-førstehjælpskursus, som er støttet af Trygfonden og som organiseres af DBU. Hvis vi får ja kan 16 pers. deltage i kurset.
En konkret henvendelse fra en forælder blev drøftet. Jens sender svarmail og Rasmus Gissel får kopi.
Trine oplyste nærmere om drøftelser på driftsmøde, herunder at der i overensstemmelse med tidligere år blev givet et mindre tilskud pr. spiller i forbindelse med deltagelse i Jyske Mesterskaber. Der indkøbes yderligere låsebrikker til kunstgræsbanen.
Ref: Lark.
