(Internt) referat fra bestyrelsesmøde mandag 14. december kl. 18.30
Til stede: Poul Erik Lykke, Jens Munk Nielsen, Henrik Pinstrup, Trine Borgbjerg Jensen Anders Frost, Ruth Andersen, Rasmus Gissel og Lars Krunderup.
(Afbud fra Heidi Balle Aaen).
Dagsorden
1. Trænersituationen m.v. (Jens )
2. Økonomi (Heidi)
3. Sponsorudvalget (Anders)
4. Kunstgræsbanen (Poul Erik)
- status, herunder navnlig driften og redegørelse for møde med kommunen.
5. Opfølgning på Fjerritslev-seminaret
-notater om kommunikation og udkast til årshjul(eftersendes - Trine og Lars)
6. Planlægning af generalforsamling m.v.
- Nye bestyrelsesmedlemmer?
- Indkaldelse af suppleanter under Lars’ ”orlov” (medio jan. til medio marts og 1. august til 1. januar)?
7. Events.
8. Eventuelt
Ad 1 - Trænersituationen m.v. (Jens )
Rasmus orienterede om trænersituationen på drengesiden.
Ruth orienterede på pigesiden. Der mangler til den kommende sæson træner til damesenior og til U-15, 2. holdet. Det blev drøftet, hvad der kan gøres.
Jens laver opslag som sættes op i hallen ved julestævnet.
Trine redegjorde for en henvendelse, vi har fået om afholdelse af Jysk mesterskab i Futsal for U-15 i februar.
Efter en drøftelse var der enighed om, at vi takker nej til at stå for arrangementet. Trine meddeler.
Lars oplyste, om en henvendelse foreningen har fået fra kommunen om integration af flygtninge via deltagelse i idrætsforeninger m.v. Vores stillingtagen til henvendelsen blev drøftet. Inden endelig stillingtagen på næste møde retter Lars henvendelse til kommunens kontaktperson med henblik på blandt andet at undersøge mulighederne for tilskud herfra.
Jens redegjorde for, at vi har indgået aftale med DBU om konsulentbistand i 2016 med henblik på at styrke pigesiden. Indsatsen skal navnlig handle om
hjælp og støtte til pigetrænernes indsats. Jens og Ruth holder et indledende møde med konsulenten, Henrik Mogensen, 11. januar. Hvis trænersituationen
ikke er afklaret inden da, må disse udfordringer også inddrages i overvejelserne.
Ruth oplyser, at der er ny rekord i antallet af tilmeldte hold til julestævnet (ca. 326 hold). Forskellige praktiske forhold omkring stævnet blev drøftet.
Herefter forlod Ruth og Rasmus mødet.
Ad 2 - Økonomi (Heidi)
Poul Erik oplyste, at Kaja har fået arbejde, og at hun og Kaj derfor ønsker, at Kaj tager over på samme vilkår som Kaja. Der var enighed om, at det er i orden med virkning fra 1. januar. Lars nævnte, at det er et krav, at skriftlig ansættelseskontrakt indgåes. Der bør desuden sikres skriftlig dokumentation for, at Kaja er enig i, at hendes ansættelse ophører som anført. Poul Erik sørger (eventuelt under inddragelse af Heidi) for det nævnte.
Budget lægges på næste bestyrelsesmøde når Heidi er til stede.
Ad 3 - Sponsorudvalget (Anders)
Anders redegjorde for sponsorsituationen. Der er kommet lidt indtægter for bandereklamer m.v. Der afholdes møde i sponsorudvalget i januar.
Anders oplyste, at der først i begyndelsen af det nye år vil komme afklaring på sponsorsituationen for 2016. Tankerne om den nye sponsorordning nævnes over for potentielle sponsorer og det nævnes også over for Jutlander Bank, at vi har overvejelser om en ændret sponsorprofil, herunder en profil
uden eksklusivitet.
Fordelingsnøglen ved afdelingernes egne aktiviteter blev drøftet. Afdelingernes egne konti, blev drøftet. Det bør sikres, at disse konti ikke er oprettet som tilhørende foreningen. Dette spørgsmål undersøger Anders under inddragelse af Heidi til næste møde og kommer med oplæg til en nyordning, hvor der også vil blive taget stilling til fordelingsnøglens fremtid.
Ad 4 - Kunstgræsbanen (Poul Erik)
- status, herunder navnlig driften og redegørelse for møde med kommunen.
Poul Erik redegjorde for mødet 18. november med Rebild Kommunes Kultur- og Fritidsudvalg. Heidi har udarbejdet referat fra mødet. Poul Erik
sørger for, at det sendes til bestyrelsen. Kommunens stillingtagen er foreløbig udsat til et møde i januar.
Kunstgræsbaneforeningen har sendt nyt driftsbudget til kommunen. Poul Erik oplyste videre, at vedligeholdelsen af banen sker i overensstemmelse med leverandørens anvisninger. Kim udfører foreløbig arbejdet i den forbindelse. Kunstgræsbaneforeningen indkalder til møde med kommunens øvrige fodboldforeninger om brugen af banen og vilkårene herfor. Der skal i den forbindelse også etableres et brugerråd.
Der var enighed om at det haster meget med at få vilkårene for driften af banen endeligt fastlagt.
Lars opfordrede Poul Erik til at presse mest muligt på over for kommunen, således, at aftale om driften kan foreligge umiddelbart efter det kommunale udvalgs møde i januar.
Desuden enighed om, at SIF ikke overfører det tidligere omtalte beløb på 100.000 kr. før aftale om driften er på plads. Eventuel betaling af et årligt beløb på 100.000 kr. til etablering af ny kunstgræstæppe bør desuden ske på en måde, hvor det (evt. i form af overførsel til spærret konto) sikres at beløbet ikke anvendes til driften.
Ad 5 - Opfølgning på Fjerritslev-seminaret
-notater om kommunikation og udkast til årshjul(eftersendes - Trine og Lars)
Rasmus’ udkast til retningslinjer på sociale medier blev gennemgået og vedtaget uden bemærkninger. Trine sørger for at det bliver lagt ud på hjemmesiden.
Trines notat om kommunikation i klubben blev gennemgået og vedtaget uden bemærkninger. Også det lægges på nettet og præsenteres for medlemmerne i forskellige øvrige sammenhænge.
Lars’ notat om den interne kommunikation i bestyrelsen blev gennemgået og vedtaget uden bemærkninger. Notatet lægges på google-drev.
Enighed om at bestyrelsens fællesmail ikke længere skal figurere på hjemmesiden. Trine sørger herfor.
Anders undersøger til næste møde, om der for en rimelig penge kan indkøbes en brugbar infotavle til klubhuset.
Jens drøfter datoerne for standerhejsninger med Kim.
Ad 6 - Planlægning af generalforsamling m.v.
- Nye bestyrelsesmedlemmer?
- Indkaldelse af suppleanter under Lars’ ”orlov” (medio jan. til medio marts og 1. august til 1. januar)?
Generalforsamling afholdes 9. marts. Oplysning herom sættes på hjemmesiden.
Det konstateredes, at ingen fra den siddende bestyrelse ønsker at træde til som formand. Mulige nye bestyrelsesmedlemmer/suppleanter blev drøftet.
Vi sonderer terrænet indtil næste bestyrelsesmøde, hvor punktet igen sættes på dagsordenen.
Enighed om ikke at indkalde suppleanter for Lars i perioden januar- marts.
Om en suppleant skal indkaldes fra august og året ud vil bestyrelsen tage stilling til inden 1. august.
Anders forlod mødet.
Ad 7 - Events.
Lars oplyste om salget af julekalendere, der alt i alt er gået fint (knap 1900 kalendere solgt). Regnskab er ikke endeligt udarbejdet, idet det jo blandt andet afhænger af hvor mange gevinster, der indløses.
Poul Erik forlod mødet.
Henrik oplyste om salg af fyrværkeri. Forskellige praktiske spørgsmål blev drøftet. Container leveres i den kommende uge. Annoncering på hjemmeside
mv. skal påbegyndes inden Jul.
Stor tak til Kaja for det store arbejde med at lave og sælge juledekorationer.Juledekorationer sælges også fra boden i Støvring næste weekend. Det bør
overvejes om og hvordan salg af juledekorationer bør ske til næste år.
Referent: Lars Krunderup - 151215