(Eksternt) referat fra bestyrelsesmøde mandag den 5. oktober 2015 kl. 18.30
Til stede:
Poul Erik Lykke, Jens Munk Nielsen, Henrik Pinstrup, Trine Borgbjerg Jensen, Heidi Balle Aaen, Anders Frost og Lars Krunderup.
Under pkt. 1 deltog DBU-konsulent Peter Overby.
Dagsorden:
1. Drøftelse af bestyrelsesseminar (med deltagelse af Peter Overby fra DBU).
2. Trænersituationen (Jens)
3. Økonomi (Heidi)
4. Events
5. Kunstgræsbanen (Poul Erik)
6. Ændring af sponsorordningen (Anders)
7. Eventuelt.
Ad 1 - Drøftelse af bestyrelsesseminar (med deltagelse af Peter Overby fra DBU):
I fortsættelse af drøftelserne på de seneste bestyrelsesmøder blev bestyrelsesseminaret diskuteret. Der var enighed om at fastholde de to hovedemner (Blå Bølge og Pigeafdelingerne), som blev aftalt på seneste bestyrelsesmøde. Desuden enighed om, at vi skal fokusere på de praktiske udfordringer/problemer/udviklingsmuligheder, som vi ser foreningen stå over for.
Det blev aftalt, at Peter O. deltager i seminaret om fredagen samt, at han - på baggrund af dagens drøftelser - laver et program i samråd med Poul Erik. Det blev desuden aftalt, at hvert bestyrelsesmedlem inden 14 dage til Peter Overby sender 3 udfordringer/problemer/udviklingsmuligheder, som hver enkelt ser foreningen stå over for.
På næste bestyrelsesmøde tages en kort drøftelse af prioriteringen af de indkomne emner.
Enighed om at seminaret skal være rettet mod løsning af de konkrete udfordringer, vi står over for.
Eventuel drøftelse af foreningens visioner m.v. vil kræve inddragelse
af medlemmer, ledere og trænere. Om en sådan drøftelse eventuelt skal tages, må overvejes på et senere tidspunkt.
Ad 2 - Trænersituationen (Jens):
Jens redegjorde for situationen og henviste i de væsentlige til Rasmus’ mail herom.
Rasmus ser stadig optimistisk på at få den den samlede kabale til at gå op efter nytår.
U17 piger og U 15 piger blev drøftet. Jens følger op over for Ruth vedr. problemer med at stille hold.
Ad 3 - Økonomi (Heidi):
Heidi gennemgik saldobalance. Det ser overordnet nogenlunde fornuftigt ud i forhold til det budgetterede. Der er dog en ubekendt i form af sponsorindtægter, som må forventes at være mindre end det budgetterede. Heidi vil rydde op i enkelte konti for at forbedre det økonomiske overblik.
Afdelingskonti blev drøftet. Det blev i den forbindelse gentaget, at alle afdelingskonti skal være oprettet i Jutlander Bank, som det også fremgår af retningslinjerne på hjemmesiden.
Se http://www.siffodbold.dk/om-klubben/afdelingskonti/
Ad 4 - Events:
Lars redegjorde for julekalenderprojektet, som går planmæssigt. To forældre har meldt sig til at hjælpe til med at indgå sponsoraftaler og med at få solgt kalenderne.
M.h.t. salg af fyrværkeri er der flere udfordringer. Henrik har givet tilsagn om at hjælpe Lars med projektet. Det forventes, at der kan afholdes møde med en mulig leverandør i løbet af kort tid.
Anders påtog sig at få indgået aftale om salg af juletræer med Brugsen. Tillige kontakt til den ansvarlige afdeling.
Poul Erik påtog sig at få indgået den nærmere aftale om, at Handelsstandsforeningen har nissepiger til at gå rundt i byen. Tillige kontakt til den ansvarlige afdeling.
Ad 5 - Kunstgræsbanen (Poul Erik):
Poul Erik redegjorde for situationen, herunder den betydelige forsinkelse. Entreprenøren har nu skiftet drænlaget og håbet er, at banen kan stå færdig, inden frosten kommer. Meget vil formentlig komme til at afhænge af vejret.
Ad 6 - Ændring af sponsorordningen (Anders):
Anders redegjorde for sponsorsituationen. Han har ikke haft mulighed for at tilrette sit tidligere forslag til en nyordning af sponsorsituationen. Det aftaltes, at Anders holder møde med sponsorudvalget (Kim Buus og Michael Sand), hvor nyordningen drøftes. I forlængelse heraf sendes den til bestyrelsen til drøftelse formentlig på næstkommende bestyrelsesmøde.
Ad 7 - Eventuelt:
Trine spurgte Jens, om han har bemærkninger til det udarbejdede udkast til retningslinjer for rejser. Jens oplyste, at det har han ikke. Retningslinjerne er
vedtaget og kan lægges på nettet.
Trine spurgte til fremgangsmåden, hvis en af klubbens trænere modtager rødt kort (hvilket giver en bod på 500 kr.). Det blev - bl. a. henset til problemets
begrænsede omfang besluttet, at beløbet ikke skal betales af børnenes sociale midler og i hvert fald foreløbig heller ikke af træneren selv.
Jens vender med Rasmus/Ruth, hvorvidt vi bør tilføje det til trænernes kontrakter fremover.
Poul Erik oplyste om problemer med etablering af nyt lys, som har vist sig ikke at være tilstrækkeligt til kampbrug. Der arbejdes på sagen.
Poul Erik oplyste om kontakt til kommunen om etablering af nyt hegn.
Der blev peget på muligheden for at sælge julekalendere fra Jutlander Bank og i forbindelse med julehandlen i det hele taget.
Lars henviste til, at vi bør være på forkant med at overveje bestyrelsens sammensætning efter næste generalforsamling. Emnet blev drøftet. Flere redegjorde for deres planer. Bør sættes på som et punkt til et kommende bestyrelsesmøde.
Ref. Lark 051015