(Eksternt) referat fra bestyrelsesmøde mandag 29. juni 2015 kl. 18.30
Til stede: Poul Erik Lykke, Heidi Balle Aen, Jens Munk Nielsen, Henrik Pinstrup, Anders Frost og Lars Krunderup. Under pkt. 1 deltog Henrik Pilgaard.
(Afbud fra Trine Borgbjerg Jensen).
Dagsordenen:
1. Økonomi (Heidi)
- Henrik Pilgaard deltager.
2. Trænersituationen (Jens)
3. Sponsorudvalget (Anders)
4. Kunstgræsbanen (Poul Erik)
5. Tøjaftale (Jens og Anders)
6. Eventudvalget (Henrik og Lars)
7. Bestyrelsesarrangement i Fjerritslev
8. Eventuelt
Ad 1:
Henrik P oplyste, at der i 2015 må forventes ca 25.000 kr mindre i kontingentindtægter end budgetteret.
Heidi gennemgik balance pr. dd. I hovedtræk.
Anders bemærkede i forhold til sponsorer, at der må forventes betydeligt mindre indtægter end budgetteret. Årsagen hertil er, at der ikke er indgået skriftlige aftaler med sponsorerne. Dette har han ønsket at rette op på , før fakturering har kunnet ske over for den enkelte sponsor. Mere herom under punkt 3.
Henrik P. tilbød sin arbejdskraft også udover kamptilrettelæggelse og indkrævning af kontingent. Vedrørende kontingent oplyste han, at to spillere har gjort gældende at have særaftale om kontingentfritagelse. Enighed om at alle betaler kontingent.
Henrik oplyste, at bøder for flytning af kampe foreløbig udgør 6.400 kr. Det er for meget og han vil foreslå at der indføres en regel om, at vi ikke accepterer anmodning om kampflytning senere end 14 dage før kamptidspunktet. Umiddelbart en positiv indstilling hertil, men beslutning træffes senere.
Opgørelse over lokaletilskud ser bedre ud end forventet.
Uklarhed med hensyn til mellemværendet med M-sports konkursbo. Heidi søger dette afklaret ved kontakt til Kaja og Trine. Der bør eventuelt anmeldes et krav i konkursboet.
Uanset det, der er nævnt ovenfor må den umiddelbare forventning være, at vi kommer til at ligge tæt på det budgetterede. .
Heidi mailer balancen til bestyrelsen og udarbejder opgørelse over hvilke udgifter, der forventes resten af året.
Henrik P. forlod herefter mødet.
Ad 2:
Jens oplyste, at der ikke er meget nyt på denne front.
Ingen afklaring af om damesenior vil kunne fortsætte. Ruth arbejder på sagen.
Enighed om at vi må forsøge at få data på en kontaktperson udover træneren, når holdets spillere skal kontaktes. Dette for at lette den hurtigst mulige kontakt.
Jens har haft møde med Rasmus Gissel , der tiltræder 1. august. Jens orienterer ham om dato for næste bestyrelsesmøde, hvor han gerne skulle deltage. Det samme gælder møde i Fjerritslev, jf. pkt. 7.
Ad. 3:
I fortsættelse af det, der er nævnt under punkt. 1, og i fortsættelse af skrivelsen fra seneste bestyrelsesmøde redegjorde Anders for situationen. Enighed om at der skal være styr på aftaleforholdene.
Anders kontakter Michael Sand og Kim Buus og eventuelt yderligere, som har meldt sig for etablering af et sponsorudvalg.
Umiddelbart er vurderingen ,at vi på grund af det nævnte om de manglende skriftlige aftaler måske får cirka 40.000 mindre i sponsorindtægter end det budgetterede. Der skal ryddes op i bannerreklamerne på hjemmesiden, hvilket mest hensigtsmæssigt kan ske i forbindelse med, at den nye hjemmeside etableres.
Ad 4:
Poul Erik redegjorde for arbejdet i Kunstgræsbaneforeningen. Udbudsmateriale er udsendt med frist til førstkommende fredag. Tre entreprenører med erfaring med at anlægge kunstgræsbaner er kontaktet.
Poul Erik vil holde bestyrelsen informeret om hvad de beslutter i Græsbaneforeningens bestyrelse.
Ad 5:
Jens viste prøvesæt på det nye tøj.
Kontrakterne med Intersport og Adidas vil blive underskrevet i løbet af ganske kort tid.
Ad 6:
Henrik redegjorde for kommende arrangementer - hjælp på Nibe Festival og Rebild Opera.
Anders forespurgte, om der er interesse for eventuelt at deltage i hjælperkorpset i Skovdalen. Enighed om at det lyder meget interessant. Anders undersøger denne mulighed.
Vedrørende Havnefesten kontakter Lars den afdeling, som har opgaven. Poul Erik tager sig at afspærringsopgaven i den forbindelse.
Lars er tovholder på Julekalender og Fyrværkerisalg.
Ad 7:
Enighed om, at vi holder mødet i Fjerritslev 18-19. september.
Ønsker, til hvad der skal drøftes, sendes til Lars i god tid inden næste bestyrelsesmøde. Lars udsender herefter et samlet oplæg, der drøftes på bestyrelsesmødet. Jens giver besked til Rasmus Gissel.
Ad 8:
Heidi nævnte, at holdenes træningstidspunkter bør afklares tidligst muligt.
Det blev foreslået at tage entre ved førsteholdets kampe. Anders foreslog at betaling kan ske ved opsætning af skilt om betaling via mobilepay eller kontant i en bøsse. Anders sætter dette i værk som en prøveordning.
Henrik efterspurgte skilte med oplysning om banenumre. Anders bestiller også sådanne skilte.
Lark 300615