Referat af bestyrelsesmøde tirsdag 12. april 2016

(Internt) referat - bestyrelsesmøde tirsdag 12. April 2016 kl. 18.30

Dagsorden:
1. Trænersituationen m.v.
2. Økonomi (Heidi)
3. Kunstgræsbanen
4. Sponsorsituationen (Anders)
5. Dialogmøde med tøjsponsor (Jens)
6. Arbejdsdag 1. maj
7. Events (Henrik og Lars)
8. Drøftelse af opgavefordelingen i bestyrelsen - Hvem gør hvad.?
9. SIF’s faste afdelingsopgaver (Trine)
10. Eventuelt

Til stede: Kaj Madsen, Jens Munk Nielsen, Henrik Pinstrup, Trine Borgbjerg Jensen, Heidi Balle Aaen, Rasmus Gissel og Lars Krunderup. (Afbud fra Anders Frost og Ruth Andersen).
Rasmus deltog alene under pkt. 1.
Indledningsvis blev mødetidspunkterne drøftet. Enighed om at ændre det til 1. tirsdag i måneden, som hidtil kl. 18.30. Næste møde er således tirsdag den 3. maj kl. 18.30.

Ad. 1 Trænersituationen m.v.
Rasmus orienterede. Holdene er godt i gang og Rasmus er i fuld gang med at få trænersituationen på plads til efter sommerferien. Har i den forbindelse også haft drøftelser med spillere fra nuværende U 19 med henblik på at fastholde dem på seniorhold. Planer om ansættelse af yderligere en træner til seniorerne efter sommerferien. Holder sig indenfor budgettet.
Rasmus har afholdt interne inspirationskurser for trænere.
Jens orienterede om, at Ruth har indkaldt nuværende pigetrænere til møde på torsdag. DBU-konsulent kommer, og programmet for hans virke i foråret er næsten på plads. Når det foreligger, sørger Jens for, at det sendes ud til bestyrelsen. Kaj bemærkede, at det også af hensyn til at søge Rebild Kommunes Talentudviklingspulje er vigtigt nøje at få klarlagt, hvad programmet er. Kaj søger puljen i samarbejde med Ruth. Lars bemærkede, at vi også bør oplyse nærmere om konsulentbistanden på hjemmesiden.
Der er skolefodboldstævne på søndag, på kunststofbanen. Trine forhører Ruth, om der er mulighed for salg fra bod på banerne.
Kaj opfordrede til at passe på med udgifterne.

Ad 2. Økonomi
Heidi orienterede og gennemgik balance. Budgettet er nu lagt ind månedsvis, hvilket giver bedre mulighed for at følge tallene. Tallene følger i det væsentlige det budgetterede. Dog er der en væsentlig ubekendt i sponsorindtægterne, der drøftes under pkt. 4. Udgifter til el og vand ser også ud til at blive noget højere. Heidi ser nærmere på denne post. Lars bemærkede, at det kunne overvejes at få en energikonsulent til at se på, hvordan vi kan få nedsat disse udgifter. Indkøb af særskilt måler til kunstgræsbanen blev drøftet. Kaj bemærkede, at han er bekymret med hensyn til, om budgettet kan holde, herunder navnlig om de budgetterede sponsorindtægter kan nås. Enighed om at følge tallene nøje og overveje sparetiltag, hvis budget ikke realiseres.

Ad 3. Kunstgræsbanen
Henrik oplyste, at der ikke har været holdt konstituerende møde siden generalforsamlingen i marts. Henrik kontakter Poul Erik herom.

Ad 4. Sponsorsituationen
Situationen blev kort drøftet med udgangspunkt i en mail af d.d. fra Anders, der blev gennemgået. Heri hedder det:
”…
Headlines
1. Der er tegnet sponsorater af en ordreværdi på 268.875 kr.
2. Udfaktureret i 2016: 72.875 inkl. moms
3. Alle disse er nye sponsorater
….”
Enighed om, at dialogmøde om tøjsponsorater kan afholdes 2. maj som foreslået af Anders. Trine meddeler dette til Anders.
Kaj kontakter Anders med henblik på hjælp vedrørende bandereklamer m.v. Heidi afstemmer det fakturerede med det bogførte vedrørende sponsorindtægter.

Ad 5 . Dialogmøde
Se ovenfor under 4.

Ad 6. Arbejdsdag 1. maj.
Der er sendt meddelelse ud til de afdelinger, som har en direkte forpligtelse til at deltage, jf. aktivitetsplan. Herudover generel meddelelse på hjemmesiden, eventuelt i form af en særskilt ”rubrik”. Trine ser på det.

Ad 7. Events.
Henrik orienterede og oplyste blandt andet, at det i forbindelse med, at der skulle udbetales beløb til de relevante afdelinger for indkøb af fyrværkeri, ikke er blevet udbetalt noget beløb til afdelingerne for de foregående år (- drejer sig om 2012, 13 og 14). Enighed om, at dette er meget uheldigt og enighed om, at beløbene snarest må overføres til afdelingerne. Det passerede skal beklages over for medlemmerne. Lars sørger i samråd med Jørn for offentliggørelse heraf. Hver afdeling skal have oprettet afdelingskonto (i Jutlander Bank) for at beløbene kan overføres. Henrik sørger via henvendelse til Kaja for at beløbene udbetales.
Nibe Festival går planmæssigt. Enighed om at forsøge at få så meget som muligt hos Rebild Opera. Lars sørger for det videre fornødne med hensyn til karneval og kontakt til U 16 drenge samt U 17-piger og U17-drenge, der står for den opgave.

Ad 8. Drøftelse af opgavefordelingen i bestyrelsen - Hvem gør hvad.?
Arbejdsopgaverne i bestyrelsen blev gennemgået og fordelt, jf. Excel-ark.

Ad 9. SIF’s faste afdelingsopgaver (Trine)
Afdelingsopgaverne blev gennemgået og fordelt, jf. særskilt dokument.

Ad 10. Eventuelt
Spørgsmålet om at etablere mere ”liv” i klubhuset blev drøftet. Jens tager drøftelse med Kim om, hvordan cafeteriedriften eventuelt kan være med til at understøtte dette. Punktet sættes på dagsordenen til næste møde. Mht. initiativer i forlængelse af tidligere dialogmøde vedrørende klubhuset tager Henrik kontakt til Anders for at følge op. Backup fra resten af bestyrelsen til ”projekt mere liv i klubhuset”.
Enighed om at SIF-håndbogen skal rettes i Googledrev (og kun der).
Trine drøfter med Rasmus, hvordan nogle af hans initiativer vil kunne kanaliseres ud til gavn også for pigeafdelingerne. Også drøftelse med Rasmus heraf på næste møde.

Referent: Lark 150416