Eksternt referat fra bestyrelsesmøde tirsdag 3. januar 2017 kl. 18.30
Til stede: Kaj Madsen, Jens Munk Nielsen, Trine Borgbjerg Jensen, Henrik Pinstrup, Ruth Andersen, Rasmus Gissel og Lars Krunderup.
Ruth og Rasmus deltog alene under pkt. 1 - 3. Afbud fra Heidi Balle Aen og Anders Frost.
1. Trænersituationen m.v. (Rasmus og Ruth):
Rasmus oplyste, at han er i færd med at udarbejde en trænermanual. Han har ikke nyt på trænerfronten.
Ruth oplyste, det er lykkedes at få skruet en ordning sammen, hvor Morten med yderligere hjælp fortsætter som træner for U 14-15-piger.
Julestævnet gik overordnet godt. Den endelige økonomiske opgørelse afventer regninger på dommerudgifter m.v.
2. Fælles udlandsrejse (Rasmus):
Rasmus oplyste, at han har indkaldt til trænermøde torsdag 12. Januar om planerne. Kort tid efter vil spillerne i U 14-U 17 blive indkaldt til dialogmøde.
3. Standerhejsning:
Tidspunkter som nævnt på seneste møde. Kaja sørger for bespisningen.
4. Cafeteriadriften:
Der skal laves info til hjemmesiden om, at klubbens cafeteriadrift fra 1. januar 2017 overdrages fra Kim Lyngberg til Kaja Madsen. Den indgåede aftale med Kaja indebærer, at hun - ligesom Kim har gjort hidtil – fungerer som bestyrer af klubbens cafeteria. En vigtig faktor er det også, at Kim herved - også efter hans ønske - frigøres til at kunne anvende sin fulde tid på klubinspektørjobbet. Trine sørger i samråd med Kaja, Kim og Jørn for, at der indrykkes info til hjemmesiden.
Der er ikke fundet 1-2 medhjælpere til cafeteriaet. Det er tanken, at der skal være 1-2 personer, som på frivillig basis skal kunne afløse Kaja i cafeteriaet. Herudover skal der ansættes lønnet medhjælp i form af ungdomsspillere, som kan hjælpe til med at ekspedere. Interesserede seniorer eller andre bedes henvende sig til Kaja. I forbindelse med den nævnte info skal der også slås på tromme for spørgsmålet om cafeteriamedhjælp.
Kaj nævnte videre, at der efter en henstilling fra fødevaremyndighederne bør etableres skillevæg eller skydedør ind til ekspeditionslokalet, så der kan aflåses til selve køkkenfaciliteterne. Det blev besluttet at få denne forholdsvis begrænsede ændring foretaget. Kaj sætter det i værk, om nødvendigt ved at bestille en tømrer.
Jens nævnte, at der bør indkøbes nye bordplader til bordene i klubhuset. Pladerne er meget medtagne og kan ikke afslibes/lakeres på ny. Der var enighed om, at det bør sættes i værk. Kaj undersøger, om indkøb evt. kan ske via Bygma.
5. Økonomi (Heidi):
Punktet blev udskudt til næste gang. Jens oplyste, at hans kig på de relevante konti tyder på, at regnskabet kommer til at se noget mere positivt ud, end vi tidligere har forventet.
6. Opfølgning på dialogmødet – frivillighed/kontingent:
Lars’ tilbud om, at han (ulønnet) påtager sig opgaven som frivilligkoordionator fra næste generalforsamling, men samtidig udtræder af bestyrelsen, blev drøftet. Det blev besluttet at takke ja til tilbuddet, hvilket indebærer, at Lars samtidig udtræder af bestyrelsen. Ordningen blev drøftet, og det blev aftalt, at Lars til næste bestyrelsesmøde udarbejder et udkast til, hvordan den besluttede ordning med ”mere håndfast frivillighed” kan føres ud i livet.
Kontingentet blev drøftet, og der var enighed om, at satserne med virkning fra foråret korrigeres en smule i opadgående retning. (Kontingentet vil herefter pr. halvår være: U5-8: 360, U9-12: 620, U13-16: 680, U17-19: 800, Senior 960, Old boys 480, støttemedlemmer 250). Trine meddeler til Henrik Pilgaard og sørger for at nye satser kommer på hjemmesiden.
7. Sponsorudvalget (Anders):
På grund af Anders’ afbud blev punktet kun kort gennemgået. Kaj oplyste, at han har drøftelser med Bygma.
Den løbende fakturering i kluboffice blev drøftet.
8. Kunstgræsbanen (Henrik):
Kaj oplyste, at han og Poul Erik deltager i møde med kommunen om den 2. kunstgræsbane i kommunen. I samme forbindelse vil etablering af skur kunne komme på banen. Vi skal have et overslag over, hvad et sådant skur kan koste.
Henrik gjorde opmærksom på, at der skal etableres et beredskab til snerydning af banerne i weekenderne. Dette blev drøftet, og det aftaltes, at Jens taler med Kim om, hvordan dette mest praktisk kan etableres. Der skal formentlig laves en vagtplan.
9. Events - julekalendersalg, fyrværkerisalg:
Henrik oplyste, at alt tyder på at fyrværkerisalget, som seniorafdelingen har stået for, er forløbet fint. Endelig regnskab foreligger ikke endnu.
Lars oplyste, at der er solgt godt 2000 julekalendere. Overskuddet bliver formentlig nogenlunde som budgetteret, men det kan ikke gøres endeligt op endnu, idet størrelsen afhænger af hvor mange, der ikke får afhentet deres gevinster (frist 18. januar 2017).
10. Fagligt/socialt bestyrelsesarrangement?
Punktet blev udsat til næste møde.
11. Eventuelt.
Ref: Lark.
